SURAKARTA (Jatengreport.com) – Komisi A DPRD Jawa Tengah menekankan bahwa pengelolaan kearsipan memiliki peran yang sangat penting dalam mendokumentasikan setiap keputusan dan kegiatan pemerintah.

Wakil Ketua Komisi A, Mukafi Fadli mengungkapkan bahwa pengelolaan arsip yang baik akan menjadi dasar dalam menentukan bentuk hukum serta keberlanjutan lembaga atau badan pemerintah.

“Meski sering dianggap sepele, pengelolaan arsip sangat krusial karena hampir setiap kegiatan pemerintah pasti melibatkan arsip. Dokumen seperti MoU dan kerja sama yang dilaksanakan akan menjadi bagian dari arsip yang harus terdokumentasi dengan baik,” jelasnya  dalam kunjungan kerja ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Surakarta, Kamis (27/2).

Pada kunjungan tersebut, Komisi A DPRD Jateng juga mendiskusikan pentingnya penyusunan Raperda tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Peraturan daerah yang sudah berlaku selama lebih dari sepuluh tahun ini dirasa perlu direvisi untuk mengakomodasi perkembangan teknologi informasi yang pesat dan kebutuhan akan sistem pengelolaan arsip yang lebih modern.

“Kami ke sini untuk belajar dan mendapatkan masukan agar Raperda Kearsipan yang sedang kami susun bisa lebih baik dan sesuai dengan perkembangan zaman,” tambah Mukafi.

Anggota Komisi A, Tugiman, juga menyoroti pengelolaan arsip sejarah di Surakarta, terutama yang berkaitan dengan Kasunanan dan Mangkunegara. Ia menyebut bahwa arsip-arsip yang dimiliki oleh kedua keraton tersebut menjadi bagian penting dalam mengungkap sejarah bangsa yang harus dilestarikan.

“Surakarta sangat lekat dengan sejarah Kasunanan dan Mangkunegara. Arsip-arsip yang ada sangat penting untuk memahami sejarah daerah ini, dan generasi muda harus mengetahui sejarah tersebut melalui arsip yang ada,” ungkap Tugiman.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Surakarta, Arif Handoko, mengakui bahwa pengelolaan arsip membutuhkan ketelitian, keuletan, dan perhatian khusus. Pihaknya memiliki tugas besar dalam menjaga keberlanjutan arsip, terutama arsip-arsip vital yang harus disimpan dengan baik.

“Kami di Dispersip adalah pihak terakhir yang bertanggung jawab jika arsip tidak ditemukan di OPD. Semua arsip yang sudah berusia lebih dari 10 tahun kami simpan di depo arsip di Jebres untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan,” jelas Arif Handoko.

Dispersip Surakarta juga sedang mengembangkan sistem informasi kearsipan yang terintegrasi dengan berbagai instansi, termasuk sekolah, untuk memudahkan pengelolaan dan mendukung program "Satu Data".

Kolaborasi dengan Dinas Pendidikan dan kecamatan-kecamatan di Surakarta semakin mempermudah akses arsip dan mendukung digitalisasi pengelolaan arsip.

“Dengan adanya sistem informasi kearsipan terintegrasi ini, kami berharap seluruh data arsip, termasuk yang ada di sekolah-sekolah, dapat dikelola dengan baik dan menjadi bagian dari program Satu Data,” tambah Arif.

Mengenai arsip-arsip bersejarah dari Kasunanan dan Mangkunegara, Arif menyebutkan bahwa pihaknya telah beberapa kali melakukan kerja sama dengan pengelola arsip keraton. Salah satu arsip bersejarah yang kini sudah dialihbahasakan adalah Perjanjian Giyanti, yang kini bisa diakses oleh masyarakat luas, termasuk generasi muda.

“Anak-anak sekarang bisa membaca langsung isi Perjanjian Giyanti. Kami berkomitmen untuk terus berkolaborasi dalam melestarikan arsip-arsip sejarah tersebut,” tandas Arif.(Adv)