MAGELANG (Jatengreport.com) -  Tim Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Diponegoro, melaksanakan program digitalisasi surat pengantar berbasis Link Tree di Balai Desa Sidomulyo (09/08/2024).

Di era digital yang semakin berkembang, kebutuhan akan layanan yang cepat dan efisien menjadi prioritas utama. Proses pengurusan surat pengantar di Desa Sidomulyo sering kali memakan waktu dan memaksa warga untuk datang langsung ke balai desa, yang tidak hanya memerlukan waktu tetapi juga menambah biaya, terutama bagi mereka yang tinggal jauh.

Pelaksana Program, Naila Fitri Ariyanti mengungkapkan, program ini dirancang untuk membuat pengajuan dan pembuatan surat pengantar menjadi lebih mudah dengan menerapkan sistem digital yang lebih efisien.

“Melalui aplikasi Link Tree, warga dapat mengajukan surat dari rumah mereka hanya dengan menggunakan handphone, tanpa perlu datang ke balai desa. Hal ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga mengurangi biaya transportasi dan waktu tunggu,” ungkap Naila

“Dalam pelaksanaan program ini, para perangkat desa mendapatkan pelatihan khusus untuk menggunakan aplikasi Link Tree. Mereka diajarkan cara memasukkan nomor dan tanggal surat sesuai jenis permohonan dengan lebih mudah, tanpa harus mengetik data secara manual. Inovasi ini tak hanya mempercepat pembuatan surat pengantar, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan, sekaligus mengoptimalkan kemampuan komputer para perangkat desa,” lanjut Naila

Untuk mendukung kelancaran digitalisasi, perangkat desa juga diberikan pelatihan penggunaan add-on Autocrat di Microsoft Excel. Autocrat memungkinkan otomatisasi dalam pembuatan surat pengantar, di mana data yang dimasukkan di Excel secara otomatis terhubung dengan template surat yang sudah ada. 

Hal ini sangat mengurangi risiko kesalahan input danmempercepat proses pembuatan surat. Inovasi ini tak hanya mempercepat pembuatan surat pengantar, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan, sekaligus mengoptimalkan kemampuan komputer para perangkat desa. Dengan Autocrat, proses yang sebelumnya manual kini bisa dilakukan dengan satu kali klik, menghasilkan surat yang siap cetak dengan data yang sudah terisi otomatis dari Excel.

Program ini mendapat tanggapan positif dari warga, yang merasa proses pengajuan surat kini lebih cepat dan mudah. Tidak hanya itu, perangkat desa juga merasakan manfaat langsung dari digitalisasi ini. Mereka mengatakan bahwa beban administratif menjadi lebih ringan, karena proses pembuatan surat yang lebih sederhana dan otomatis. Digitalisasi ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, memberikan kemudahan akses, dan mengurangi beban administratif bagi perangkat desa Sidomulyo, sehingga mereka bisa lebih fokus pada tugas-tugas lain yang juga penting.